Taloushallinto integroituu entistä enemmän osaksi liiketoimintaa ja yrityksen johtamista. Talousjohtaminen ja taloushallinnon töiden ohjaaminen on oltava aktiivista, nopeasti reagoivaa sekä valmis muutoksiin. Painopiste on siirtynyt menneisyyden arvioinnista tulevaisuuden ennustamiseen, ja tiedontuottajan rooli on muuttunut yhä enemmän taloushallinnon johtamisen suuntaan.
Yrityksen tehtävä on lähtökohtaisesti tuottaa voittoa ja harjoittaa tuloksellista liiketoimintaa. Yrityksen on hankala saavuttaa muitakaan tavoitteitaan ilman voittoa. Jos yritys on kannattamaton, sijoittajienkin kärsivällisyys päättyy ennemmin tai myöhemmin. Yrityksen kannattavuudelle tulisi asettaa mitattava konkreettinen tavoite ja liiketoiminnan päätökset tulisi kulkea kohti tätä tavoitetta. Johdon raportoinnin tarkoituksena on tuottaa tietoa yritysjohdon päätöksenteon tueksi, tavoitteiden asettamiseksi ja toteutuneen toiminnan arvioimiseksi, jotta voimavarat osataan keskittää oikeisiin asioihin. Jotta johto osaisi tehdä oikeita taloudellisia päätöksiä ja johdon raportoinnista saataisiin mahdollisimman suuri hyöty, on ymmärrettävä mitä se tarkoittaa ja miten se voidaan yrityksessä järjestää.
Mitä johdon raportointi tarkoittaa?
Raportointi voidaan jakaa ulkoiseen sekä sisäiseen raportointiin. Lähtökohtaisesti yritys saa samoista järjestelmistä ja tietolähteistä tarvittavia tietoja sisäisen- ja johdon raportoinnin tarpeisiin, joita se hyödyntää myös viralliseen ulkoisen raportoinnin vaatimusten täytössä. Raportoinnin tietolähteisenä toimivat esimerkiksi taloushallinto (kirjanpito), ERP- ja muut operatiiviset järjestelmät sekä varsinkin isommissa yrityksissä Big data. Vaikka tietolähteet voivat hyvin pitkälle olla samat, raportointien tarkoitus ja käyttömahdollisuudet eroavat toisistaan.
Ulkoisella raportoinnilla tarkoitetaan niin sanottua virallista lakisääteiset velvollisuudet täyttävää talousraportointia, joka käsittää esimerkiksi tilinpäätös- ja muun viranomaisraportoinnin. Sisäisellä ja johdon raportoinnilla taas on ennen kaikkea liiketoimintalähtöinen näkökulma ja tarkoituksena on tuottaa tarvittavaa tietoa yritykselle itselleen. Johdon raportoinnin tarkoituksena on tuottaa tietoa yritysjohdon päätöksenteon tueksi, tavoitteiden asettamiseksi ja toteutuneen toiminnan arvioimiseksi. Raportoinnista tulisi selvitä miten on mennyt, miksi näin on mennyt, mihin ollaan menossa sekä miten sekä ulkoiset että sisäiset tekijät ovat vaikuttaneet ja tulevat vaikuttamaan.
Johdon raportoinnin hyödyt
Yritys voi saada merkittävää tietoa myös ulkoisen raportoinnin tuottamasta materiaalista, mutta niiden käyttökelpoisuus on usein hyvin rajallinen ja perspektiivi myös liikaa menneessä. Raportointia myös rajoittavat lait ja säädökset, jotka ohjaavat lopputuotosten muotoilua. Johdon raportointi taas voidaan käytännössä räätälöidä sellaiseksi kuin yrityksen tilanne ja tarpeet vaativat eivätkä ulkoiset tekijät aiheuta juurikaan rajoituksia.
Onnistuneen johdon raportoinnin avulla yhtiön johto pystyy mm. ennakoimaan kehityssuuntia, seuraamaan ja tunnistamaan poikkeamia sekä asettamaan tavoitteita. Hyödyt johdon raportoinnista ovat merkittäviä ja yrityksen kasvaessa lähes pakko ottaa jollain tasolla käyttöön.
Raportoinnin vaatimukset yritykselle
Luotettavan tiedon saanti oikeaan aikaan on yrityksen johtamisen näkökulmasta äärimmäisen tärkeää. Raporttien tulee olla saatavilla oikea-aikaisesti ja laatu on oltava kohdallaan. Riski johdon tekemiin vääriin päätöksiin kasvaa merkittävästi, jos raportit ja niiden pohjana oleva tieto ei ole laadukasta tai se on kokonaan virheellistä. Tässä avainasemassa on joustava, ketterä, älykkäästi toimiva ja uutta luova talousosaston henkilöstö. Harkittava on myös, että miten raportointijärjestelmät sekä yhteistyökumppanit valitaan, sillä kaikkea ei kannata tehdä itse.
Johdon raportoinnin järjestäminen
Raportointi tulee aina suunnitella ja järjestää yrityskohtaisesti vastaamaan sen tarpeisiin. Koska tarkoituksena on tuottaa tietoa päätöksenteon tueksi, tavoitteiden asettamiseksi sekä toteutuneen toiminnan arvioimiseksi, tarvitaan tietoa ja raportointia yleensä usealta eri osa alueelta. Kassavirtalaskelmat ja ennusteet, budjetointi sekä erilaisten tunnuslukujen hyödyntäminen ovat yleisimpiä ja helpoimpia keinoja seurata taloudellisia menestystekijöitä. Kun raportointi on järjestetty toimivasti, yritys pystyy seuraamaan kassavirtaa, tekemään ennusteita sekä budjetoimaan ajantasaisesti. Järjestelmien tuottamasta tiedosta myös saadaan nopeasti tarpeelliset tunnusluvut ja esimerkiksi henkilöstötehokkuuden mittarit tuotettua.
Lähtökohtaisesti raportoinnin onnistuneeksi järjestämiseksi tarvitaan vähintään taloushallinnon järjestelmä, jossa useasti myös suoritetaan yrityksen lakisääteinen kirjanpito. Nykyaikaisista taloushallinnon järjestelmistä saadaan jo tuotettua ajantasaista tietoa johdon raportointiin ja jalostamaan myös valmiita laskelmia sekä raportteja käyttöön – varsinkin jos taloushallinto reskontrineen on järjestetty sähköisesti. Erityisesti pk-yritysten kannattaa ehdottomasti tiedustella kirjanpitäjiltään mahdollisuuksia toimivan johdon raportoinnin järjestämiseksi. Myös isommilla yrityksillä ulkopuolisen taloushallinnon osaajan käyttäminen raportoinnin toteuttamiseksi on usein kustannustehokkain ja toimivin vaihtoehto.
Johdon raportointi kannattaa aina
Markkinoilta löytyy valtavasti erilaisia työkaluja, ohjelmistoja sekä palveluita, jotka pyrkivät vastaamaan johdon raportoinnin tarpeisiin. Näiden hyödyntäminen voi kuitenkin olla hankalaa tai panostetut resurssit valua hukkaan, ellei johdon raportoinnin periaatteita ole huolellisesti pohdittu oman yrityksen näkökulmasta. Johdon raportoinnista saa myös helposti kuvan, että se vaatisi kalliita järjestelmiä, niiden välisiä integrointeja sekä erittäin pitkälle vietyjä ja monimutkaisia raportteja. Raportoinnin osalta on kuitenkin hyvä muistaa ja palata aina perusperiaatteisiin:
- Johdon raportoinnin tulisi tukea yritysjohdon päätöksentekoa
- Järjestäminen pitää miettiä tapauskohtaisesti omista lähtökohdista
- Tuotettu tieto kannattaa hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla
Raportoinnin laajuus, tarpeellisuus ja tavoitteet voidaan määritellä pienellekin yritykselle sellaisiksi, että niistä on hyötyä yrityksen johdolle. Johdon raportointi kannattaa pienissäkin yrityksissä ja oman kirjanpitäjän osaaminen sekä taloushallinnon järjestelmien kaikki ominaisuudet kannattaa ehdottomasti hyödyntää.
Fiscales tarjoaa osaavaa ja joustavaa asiantuntijapalvelua johdon raportoinnin järjestämisessä, sopivien järjestelmien valinnassa sekä tarvittaessa järjestää kokonaisvaltaisen talousjohtamisen ja controller-palveluiden yhdistelmän yrityksellesi. Otamme aina huomioon myös kirjanpidon, verotuksen sekä yhtiöoikeudelliset asiat.
